Путевой лист на личный автомобиль сотрудника
Месячный лист: поездки построчно, служебный пробег складывается сам, по норме и цене литра считается стоимость топлива, к ней прибавляется компенсация по соглашению.
Скачать месячный лист на личный автомобиль
Двенадцать строк поездок с датой, маршрутом и целью, служебный пробег за месяц, расход топлива по норме, стоимость ГСМ по цене из чеков и сумма к выплате вместе с компенсацией.
Файл
putevoy-list-lichnyy-avtomobil.xlsx · формулы работают в Excel 2016 и новее
и в Google Таблицах · без макросов · формулы проходят автопроверку
перед публикацией
Что внутри файла
Личную машину в служебных поездках учитывают не сменами, а месяцем: каждая поездка — строка, в конце месяца из них складывается пробег, за который положено возмещение.
| Раздел бланка | Что в нём |
|---|---|
| Срок действия и организация | Месяц, номер листа, наименование, адрес, телефон, ОГРН или ОГРНИП, ИНН. |
| Автомобиль | Марка и модель, регистрационный номер, собственник, реквизиты письменного соглашения об использовании. |
| Сотрудник | ФИО, водительское удостоверение, СНИЛС. |
| Поездки | Двенадцать строк: дата, маршрут, цель поездки, пробег в километрах. Пустые строки ничего не ломают — сумма считает только заполненные. |
| Расчёт | Служебный пробег за месяц, израсходованное топливо по норме, стоимость ГСМ по цене из чеков, компенсация по соглашению и итог к выплате. |
Другие виды путевого листа: общий бланк · грузовой · автобус · спецтехника · такси · на месяц. Состав сведений у всех один — шесть групп по приказу № 390, — различается расчётная часть.
Как заполнять
Заполняются только жёлтые ячейки.
- В шапке укажите реквизиты соглашения об использовании личного автомобиля: без него выплачивать нечего. Размер компенсации и порядок возмещения расходов стороны определяют письменным соглашением — статья 188 Трудового кодекса.
- Поездки записывайте по мере того, как они происходят. Цель поездки — не формальность: именно она отличает служебную поездку от личной, если выплату будут проверять.
- Служебный пробег сложится сам. По норме расхода и цене литра из чеков файл посчитает стоимость топлива.
- Компенсация по соглашению — отдельная ячейка. Итог к выплате — это стоимость топлива плюс компенсация.
- Чеки на топливо прикладывайте к листу: они подтверждают цену литра, которую вы поставили в расчёт.
Что из этой суммы можно учесть в расходах и как она облагается налогами — вопрос налоговый, и на этой странице мы его не решаем: нормы для этого нужны отдельные, а без выписки из закона мы чисел не приводим.
То же самое формулой в Excel
=СУММ(E39:E50) — служебный пробег за месяц: сумма по строкам поездок=ОКРУГЛ(C53*C54/100;2) — израсходовано топлива: пробег × норма ÷ 100=ОКРУГЛ(C55*C56;2) — стоимость ГСМ: литры × цена литра по чекам=ОКРУГЛ(C57+C58;2) — к выплате: стоимость ГСМ плюс компенсация по соглашениюОснование: размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника в служебных целях определяется письменным соглашением сторон трудового договора — статья 188 Трудового кодекса Российской Федерации. Форму документа, которым подтверждаются служебные поездки, утверждает руководитель организации: с 1 января 2013 года унифицированные формы необязательны — Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», часть 4 статьи 9. Состав сведений взят по образцу приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Норма расхода топлива и цена литра в файле не нормативные: норму устанавливает работодатель, цена берётся из чеков. Налоговые последствия выплаты на этой странице не разбираются. Данные проверены: 2026-08-23.
Расчёт носит справочный характер. Он не является
офертой, налоговой, юридической или бухгалтерской консультацией и не может быть
единственным основанием для решения. Перед применением проверьте результат
по действующим нормативным актам или у специалиста. Сервис предоставляется
безвозмездно и как есть; ответственность за последствия использования результата
не наступает, за исключением случаев умысла.
Частые вопросы
Нужен ли путевой лист на личный автомобиль
Обязанность из Устава автомобильного транспорта касается перевозок, а поездки сотрудника на своей машине по делам работодателя — не перевозка. Но подтвердить, что поездки были служебными, чем-то нужно: обычно это и есть путевой лист или другой документ, форму которого утвердил руководитель.
Как оформить путевой лист на личный автомобиль
Сначала письменное соглашение с работником — этого требует статья 188 Трудового кодекса: в нём фиксируют размер компенсации за использование машины и порядок возмещения расходов. Дальше поездки записываются в лист: дата, маршрут, цель, пробег. В конце месяца по нему считают выплату.
Как заполнить путевой лист на личный автомобиль
Заполняются жёлтые ячейки: реквизиты организации и соглашения, машина и сотрудник, потом строки поездок. Служебный пробег сложится сам, по норме расхода и цене литра из чеков посчитается стоимость топлива, к ней прибавится компенсация по соглашению.
Нужен ли путевой лист на личный автомобиль ИП
Предпринимателю подтверждать поездки перед самим собой соглашением не нужно — статья 188 про работника и работодателя. Но если поездки на своей машине попадают в расходы, документ, который показывает маршрут и километры, нужен так же: этот файл на такой учёт и рассчитан.
Что писать в путевой лист на личный автомобиль в служебных целях
В графе «цель поездки» — то, зачем ездили: «получение материалов у поставщика», «сдача документов в налоговую», «встреча с заказчиком». Общие формулировки вроде «по делам организации» проверяющим ничего не объясняют, а конкретная цель объясняет.