Инвентаризационная опись в Excel
Готовый файл: вписываете количество по учёту и фактическое — отклонение в штуках и рублях, недостача и излишек считаются сами и разносятся по отдельным итогам.
Скачать шаблон описи
Сорок строк, отклонение и результат по каждой позиции, внизу недостача и излишек раздельно. Считается на месте, ничего не нужно сводить вручную.
Файл
inventarizatsiya.xlsx · формулы работают в Excel 2016 и новее
и в Google Таблицах · без макросов · формулы проходят автопроверку
перед публикацией
Что внутри файла
Лист один, называется «Опись». Жёлтые ячейки — ваши, серые считаются сами. Вверху дата инвентаризации, ниже таблица на сорок позиций.
| Что | Как работает |
|---|---|
| По учёту и фактически | Два столбца, E и F. По учёту — сколько числится в программе или в карточке, фактически — сколько пересчитали на месте. |
| Отклонение, шт | Столбец H: факт минус учёт. Минус — не хватает, плюс — лишнее. Знак важнее модуля: он и определяет, что это. |
| Отклонение, ₽ | Столбец I: отклонение × цена. Цена берётся из столбца G, ту же, по которой позиция числится в учёте. |
| Результат | Столбец J словом: «сходится», «НЕДОСТАЧА» или «ИЗЛИШЕК». По этому слову и считаются итоги. |
| Недостача и излишек | Ячейки I48 и I49 — раздельно, через СУММЕСЛИ по столбцу «Результат». Разносить их обязательно: в учёте недостача и излишек отражаются по-разному, и взаимозачёт разрешён только в исключительных случаях. |
| Позиций с расхождением | Ячейка G50: сколько строк разошлись. Это первое число, которое смотрит руководитель. |
Как заполнять
Порядок работы у описи жёсткий, и он не наша выдумка: он описан в самом стандарте. Ниже — по шагам, с оглядкой на его требования.
- Поставьте дату инвентаризации в ячейку E4.
- Выгрузите или перепишите остатки по учёту: артикул, наименование, единица, количество, цена. Столбец «Фактически» пока не трогайте.
- Пересчитайте товар на месте и внесите факт. Считать со слов материально ответственного лица или списывать из учётной программы нельзя — это прямой запрет пункта 23 стандарта.
- Посмотрите столбец «Результат»: расхождения видны сразу, сводить ничего не нужно.
- Внизу проверьте недостачу, излишек и число расхождений — это то, что пойдёт в решение руководителя.
- Незаполненные строки перед печатью удалите или прочеркните: опись на бумаге не должна содержать пустых строк — пункт 33 стандарта.
Наш файл — рабочая опись для пересчёта, а не готовая форма ИНВ-3 с шапкой и подписями. Собрать по нему первичный документ можно, но обязательные реквизиты — состав комиссии, расписки материально ответственных лиц, количество прописью на каждой странице — придётся добавить самому: их состав задан пунктами 31 и 32 стандарта.
То же самое формулой в Excel
=ЕСЛИ(B7="";"";F7-E7) — отклонение в штуках: факт минус учёт=ЕСЛИ(B7="";"";H7*G7) — отклонение в рублях по учётной цене=ЕСЛИ(B7="";"";ЕСЛИ(H7=0;"сходится";ЕСЛИ(H7>0;"ИЗЛИШЕК";"НЕДОСТАЧА"))) — результат строки словом — по нему считаются итоги=СУММЕСЛИ(J7:J46;"НЕДОСТАЧА";I7:I46) — недостача отдельной суммой=СУММЕСЛИ(J7:J46;"ИЗЛИШЕК";I7:I46) — излишек отдельной суммой=СЧЁТЕСЛИ(J7:J46;"НЕДОСТАЧА")+СЧЁТЕСЛИ(J7:J46;"ИЗЛИШЕК") — сколько позиций разошлисьОснование: с 1 апреля 2025 года инвентаризацию регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н, зарегистрирован в Минюсте 05.04.2023 № 72888). Прежние Методические указания № 49 от 13.06.1995 отменены приказом Минфина России от 27.04.2023 № 189 с той же даты. Случаи обязательной инвентаризации перечислены в пункте 15 стандарта, сроки — в пункте 16, состав документов — в пунктах 5, 31 и 32. Унифицированные формы Госкомстата (ИНВ-3, ИНВ-19 и другие) необязательны с 1 января 2013 года по закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: формы документов инвентаризации организация определяет сама, соблюдая требования к первичным документам и пункт 6 стандарта. Формулировки пунктов сверены дословно по тексту приложения к приказу № 4н, скачанному с сайта Минфина, а не по пересказам: пункт 21 говорит «отсутствие одной пятой и более членов инвентаризационной комиссии», пункт 13 — «одного и того же наименования и в тождественных количествах». Копия текста лежит в репозитории проекта. Данные проверены: 2026-08-15.
Расчёт носит справочный характер. Он не является
офертой, налоговой, юридической или бухгалтерской консультацией и не может быть
единственным основанием для решения. Перед применением проверьте результат
по действующим нормативным актам или у специалиста. Сервис предоставляется
безвозмездно и как есть; ответственность за последствия использования результата
не наступает, за исключением случаев умысла.
Частые вопросы
В каких случаях проводится инвентаризация
Пункт 15 ФСБУ 28/2023 перечисляет восемь случаев: перед годовой отчётностью; при передаче активов в аренду, управление, безвозмездное пользование или при их продаже; при смене материально ответственного работника; при смене бригадира или выбытии больше половины бригады; при утрате или порче активов; при пожаре, аварии, стихийном бедствии; при реорганизации, кроме преобразования; при ликвидации. Плюс случаи, установленные другими законами.
Как проводится инвентаризация
Руководитель назначает сроки и создаёт комиссию. До пересчёта комиссия забирает последние приходные и расходные документы, а материально ответственные лица дают расписку, что всё сдано и оприходовано. Дальше пересчёт в присутствии этих лиц, запись факта в опись, сверка с учётом и решение руководителя по расхождениям. Важная деталь: если на инвентаризации не было пятой части комиссии и больше, результаты признаются недействительными — пункт 21 стандарта.
Каковы 4 этапа инвентаризации
Подготовка — приказ, сроки, комиссия, расписки и последние документы. Пересчёт — фактическое наличие в присутствии материально ответственных лиц. Сверка — сопоставление факта с учётом, оформление расхождений. Итог — решение руководителя: излишек в доходы, недостача на виновных или в расходы, зачёт по пересортице только в исключительных случаях и только за один период у одного лица, по активам одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Как провести инвентаризацию пошагово
Скачайте файл выше, выгрузите в него учётные остатки и оставьте столбец «Фактически» пустым — печатать опись с проставленным количеством нельзя, иначе считать никто не будет. Пересчитайте товар и внесите факт. Расхождения посчитаются сами, недостача и излишек лягут отдельными итогами. Дальше объяснительные по расхождениям и решение руководителя.
Как правильно составить инвентаризационную опись
Форму организация выбирает сама: унифицированные формы Госкомстата (ИНВ-3 и другие) необязательны с 1 января 2013 года — закон № 402-ФЗ. Но состав сведений задан: в описи должны быть обязательные реквизиты первичного документа и данные из пункта 31 ФСБУ 28/2023 — наименования и количество активов, количество порядковых номеров прописью на каждой странице, отметка о проверке цен и подсчёта итогов, расписка материально ответственного лица. Пустых строк в описи быть не должно: оставшиеся прочеркиваются (пункт 33). Бюджетная сфера — отдельный случай, там свои формы обязательны.
Сколько раз делается инвентаризация
Не реже раза в год — перед годовой отчётностью, это пункт 15 ФСБУ 28/2023. Из этого правила есть послабления: основные средства разрешено проверять раз в три года, библиотечные фонды — раз в пять лет. Запасы, проверенные не ранее 1 октября отчётного года, повторно перед отчётностью не пересчитывают. Всё остальное — по событию: смена материально ответственного лица, продажа, порча, пожар, реорганизация, ликвидация.
Зачесть недостачу излишком можно только как исключение и при четырёх условиях сразу: один и тот же период, одно и то же материально ответственное лицо, активы одного наименования и в тождественных количествах — пункт 13 ФСБУ 28/2023 дословно. «Однородные позиции» и «тождественные количества» — разные вещи: норма строже. Если недостающее дороже излишка, разница относится на виновных или в расходы — поэтому в файле недостача и излишек считаются раздельно, а не одной суммой.