Реестр договоров в Excel

Q: Что такое реестр договоров

Список всех действующих договоров организации в одной таблице: номер, контрагент, предмет, даты и сумма. Нужен ради двух вещей — быстро найти нужный договор и не пропустить окончание срока. Файл выше делает вторую вещь автоматически: считает, сколько дней осталось, и подсвечивает истекающие.

Q: Нужно ли вести реестр договоров

Обязанности вести внутренний реестр у обычной организации нет, и формы для него закон не устанавливает. Но без него сроки контролируются памятью одного человека, а автопролонгация или внезапно закончившаяся аренда обходятся дороже, чем полчаса на заполнение таблицы. Отдельная история — реестр договоров по 223-ФЗ: там обязанность есть, и это другой документ.

Q: Как правильно вести реестр договоров

Одна строка — один договор, и никаких объединённых ячеек: они ломают фильтр и сортировку. Даты вводите датой, а не текстом, иначе срок не посчитается. Дополнительные соглашения удобнее вести отдельными строками со ссылкой на номер основного договора, а не дописывать в ту же ячейку. И заведите столбец со статусом, который считается формулой: статус, проставленный руками, устаревает на следующий день.

Q: Что такое реестр договоров по 223-ФЗ

Это государственный реестр, куда заказчики по Федеральному закону № 223-ФЗ вносят сведения о договорах, заключённых по результатам закупки, — статья 4.1 этого закона. Ведётся он в единой информационной системе в сфере закупок, а не в файле организации. Наш шаблон — внутренний реестр для контроля сроков, обязанность по 223-ФЗ он не закрывает.

Готовый файл: номер, контрагент, предмет, даты и сумма. Сколько дней осталось до конца договора, файл считает сам и подсвечивает истекающие.

Скачать реестр договоров

Сорок строк, автофильтр по шапке и статус у каждого договора: «Действует», «Истекает», «ИСТЁК». Порог предупреждения — тридцать дней, меняется в одной ячейке.

Забрать в Telegram Забрать в MAX

Файл reestr-dogovorov.xlsx · формулы работают в Excel 2016 и новее и в Google Таблицах · без макросов · формулы проходят автопроверку перед публикацией

Лист файла «Реестр договоров в Excel»: Номер, Контрагент, Предмет, Дата, Действует до, Сумма, Осталось дней, Статус — Так выглядит файл. Картинка собрана из него же при сборке сайта: числа в ней те, что посчитает Excel.

Что внутри файла

Один лист «Реестр». Смысл файла не в списке как таковом: список можно вести и в тетради. Смысл в двух расчётных столбцах справа — они превращают список в напоминание, потому что считаются от сегодняшней даты при каждом открытии.

Что	Как работает
Сегодня	Ячейка вверху с формулой СЕГОДНЯ. Пересчитывается сама при открытии файла — от неё считаются все сроки, руками её трогать не нужно.
Предупреждать за, дней	Порог, с которого договор считается истекающим. По умолчанию 30. Ставите 60 — файл начнёт предупреждать за два месяца.
Столбцы для заполнения	Номер, контрагент, предмет, дата заключения, действует до, сумма.
Осталось дней	Дата окончания минус сегодня. Отрицательное число — срок уже прошёл.
Статус	Меньше нуля — «ИСТЁК» красным. От нуля до порога — «Истекает» жёлтым. Дальше — «Действует».
Автофильтр	Стоит на шапке. Оставили в фильтре «Истекает» — получили список того, что надо продлить в ближайший месяц. Шапка закреплена при прокрутке.
Итоги	«Всего договоров» — считает заполненные номера, а не все строки подряд. «На сумму» — сумма по столбцу.

Строк сорок, четыре заполнены примером. Один из примеров специально просрочен — видно, как выглядит красный статус.

Как заполнять

Заполняются жёлтые ячейки. Столбцы «Осталось дней» и «Статус» считаются сами и защищены от правки, защита листа снимается без пароля.

Проверьте порог предупреждения — по умолчанию тридцать дней. Если на согласование продления у вас уходит два месяца, поставьте шестьдесят.
Вносите договоры построчно: номер, контрагент, предмет, дата заключения, дата окончания, сумма.
Даты вводите датой, а не текстом: «15.01.2026». Если ячейка выравнялась по левому краю — Excel принял её за текст, и срок не посчитается.
Сумму — числом, без пробелов и слова «руб».
Раз в неделю открывайте файл и фильтруйте по статусу «Истекает». Это вся работа с реестром: остальное он делает сам.

Бессрочный договор — единственное место, где надо быть внимательным: если оставить «Действует до» пустым, файл посчитает пустую ячейку нулём и покажет «ИСТЁК». Ставьте таким договорам заведомо дальнюю дату или держите их отдельным списком ниже основного.

То же самое формулой в Excel

=F7-$C$4 — сколько дней осталось до конца договора

=ЕСЛИ(H7<0;"ИСТЁК";ЕСЛИ(H7<=$G$4;"Истекает";"Действует")) — статус договора, порог берётся из ячейки G4

=СЧЁТЕСЛИ(B7:B46;"?*") — сколько строк реестра заполнено, а не сколько их всего

Основание: формы внутреннего реестра договоров закон не устанавливает: это рабочий инструмент организации, а не отчётность, и вести его можно как удобно. Не путать с реестром договоров по Федеральному закону № 223-ФЗ (статья 4.1): тот ведётся в единой информационной системе в сфере закупок, сведения подаются через неё, и файл в Excel его не заменяет. Данные проверены: 2026-08-14.

Расчёт носит справочный характер. Он не является офертой, налоговой, юридической или бухгалтерской консультацией и не может быть единственным основанием для решения. Перед применением проверьте результат по действующим нормативным актам или у специалиста. Сервис предоставляется безвозмездно и как есть; ответственность за последствия использования результата не наступает, за исключением случаев умысла.

Частые вопросы

Что такое реестр договоров

Список всех действующих договоров организации в одной таблице: номер, контрагент, предмет, даты и сумма. Нужен ради двух вещей — быстро найти нужный договор и не пропустить окончание срока. Файл выше делает вторую вещь автоматически: считает, сколько дней осталось, и подсвечивает истекающие.

Нужно ли вести реестр договоров

Обязанности вести внутренний реестр у обычной организации нет, и формы для него закон не устанавливает. Но без него сроки контролируются памятью одного человека, а автопролонгация или внезапно закончившаяся аренда обходятся дороже, чем полчаса на заполнение таблицы. Отдельная история — реестр договоров по 223-ФЗ: там обязанность есть, и это другой документ.

Как правильно вести реестр договоров

Одна строка — один договор, и никаких объединённых ячеек: они ломают фильтр и сортировку. Даты вводите датой, а не текстом, иначе срок не посчитается. Дополнительные соглашения удобнее вести отдельными строками со ссылкой на номер основного договора, а не дописывать в ту же ячейку. И заведите столбец со статусом, который считается формулой: статус, проставленный руками, устаревает на следующий день.

Что такое реестр договоров по 223-ФЗ

Это государственный реестр, куда заказчики по Федеральному закону № 223-ФЗ вносят сведения о договорах, заключённых по результатам закупки, — статья 4.1 этого закона. Ведётся он в единой информационной системе в сфере закупок, а не в файле организации. Наш шаблон — внутренний реестр для контроля сроков, обязанность по 223-ФЗ он не закрывает.

Связанные страницы